Auf Basis der segmentierten Listen kannst du personalisierte E-Mails automatisch versenden lassen. Dazu stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Autoresponder
- Workflow
- Autoresponder:
Autoresponder sind Programme, mit denen du den E-Mail Versand aktionsbasiert automatisieren kannst. Mit dem Download eines E-Books kann der Versand einer E-Mail ausgelöst werden. Versende nur relevante und für die Zielgruppe interessante Informationen. Du kannst auch bei Bedarf eine Reihe von E-Mails in festgelegten Abständen automatisch versenden lassen. Autoresponder sind insofern praktisch, weil sie viel Arbeit abnehmen. Du musst nur die zu versendende E-Mail, Zielgruppe und Versandzeitpunkte angeben – der Rest wird von der Software übernommen.
- Workflows:
Workflows ähneln Autorespondern, der Funktionsumfang ist hier allerdings größer. Workflows erinnern an Flussdiagramme. Der Ablauf des Prozesses ist flexibel und kann immer wieder neu bestimmt werden. Die Abzweigungen werden auf Basis der vorher definierten Kriterien erstellt.
Der wichtige Unterschied zwischen Workflows und Autoresponder besteht darin, dass Workflows „intelligent“ sind. Sie können die Reihenfolge der zu versendenden E-Mails selbst bestimmen und vom Verhalten der Empfänger abhängig machen. Ein Beispiel dafür wäre wenn du ein Workflow eingerichtet hast, der zunächst eine Begrüßungs-E-Mail versendet und anschließend ein Content Angebot. Es kann aber passieren, dass der Empfänger dieses Angebot bereits auf der Webseite gefunden und runtergeladen hat. Falls du einen Autoresponder verwendest, würde der Empfänger das Angebot erneut bekommen. Ein Workflow ermöglicht es dir Anpassungen vorzunehmen, sodass dieser Umstand erkannt wird und der weitere Ablauf des Prozesses möglich ist.
Wichtige Regeln für den E-Mail Versand
- Jede E-Mail sollte den Namen des Unternehmens und die Adresse beinhalten
- Abmeldelinks sollen in die E-Mails integriert werden
- Betreffzeilen sollen zum Inhalt der E-Mail passen
Außerdem solltest du den Nutzern unmissverständlich erklären für welche Zwecke du die Daten verwendest. Erfasse nur Daten, die für angegebenen Zwecke erforderlich und relevant sind. Lösche auch die Daten der Nutzer unverzüglich, wenn sie dich drum bitten. Deine Compliance mit der DSGVO sollte ebenfalls dokumentiert werden.